Comment fonctionne la planification logistique d'un Roadshow ? | Movico

Planification logistique d’un Roadshow

Publié le: 12 January 2022

Il y a bien plus que vous ne le pensez

Aujourd’hui, le Logistics Manager, Leon et le Client Manager Marketing Events, Noud, de Movico, nous emmènent dans les coulisses de Movico. Ils nous montrent les mille et une facettes de la planification logistique d’un Roadshow. Et ce n’est certainement pas une ligne droit d’un point A à un point B. L’organisation logistique d’un roadshow est un énorme casse-tête entre itinéraire adéquat, formalités et timing. Un casse-têtes que l’équipe prend énormément de plaisir à résoudre pour chaque client.

Mais comment faire exactement ?

1. La première analyse

Un inventaire des souhaits du client C’est par là que nous commençons. Léon nous l’explique brièvement : « Les clients nous partagent leurs premiers plans et projets et nous réalisons une première analyse sur cette base. Nous examinons les dates importantes sur le calendrier, les lieux et les pays qu’ils souhaitent visiter. Nous étudions ce qui a du sens et ce qui n’en a pas. Chez Movico, nous préférons être impliqués le plus tôt possible dans le processus. Grâce à notre expertise, nous pouvons guider les clients pas à pas dans toutes les parties importantes. Nous les aidons à réfléchir aux éléments importants, au bon moment.

2. Itinéraire logique

Selon Léon, il est bien sûr important de rechercher le moyen le plus efficace pour aller d’un endroit à un autre : « Nous tentons toujours de réduire au maximum nos émissions de Co2. En quelques mots, cela signifie que nous tentons d’éviter de réaliser des motifs floraux sur la carte. Nous veillons à ce que l’itinéraire soit aussi efficace que possible en termes de kilomètres, de temps et de coûts. Et pour les dates des événements, nous suivons les souhaits du client. »

3. Les bonnes formalités

C’est toujours un grand défi pour lequel nous sommes très doués, chez Movico. Noud donne quelques exemples : « Prenez par exemple le passage des frontières. Dans certains pays, vous avez besoin de visa que vous devez demander très longtemps à l’avance. En vous en chargeant assez rapidement, vous évitez les problèmes par la suite. Et les transports maritimes nécessitent également d’autres documents spéciaux. Pour cela, il faut tenir compte des temps de transport. Nous savons maintenant exactement ce que nous devons organiser et où. C’est très pratique pour les clients. De cette façon, ils peuvent se concentrer pleinement sur le contenu de leur roadshow !

4. Élaboration d’un calendrier

Movico adapte chaque planification au client. En termes de timing, nous tenons compte de différentes choses, explique Léon : « Pour commencer, voyager en camion n’est pas la même chose que voyager en voiture. Les limites de vitesse sont différentes et toutes les routes ne sont pas accessibles aux camions. Cela prend donc un peu plus de temps pour arriver à destination. Nous en tenons compte dans le planning. Nous réfléchissons également aux jours de déplacement et aux jours opérationnels les plus adaptés. Nous sommes notamment attentifs aux jours fériés en Europe. Ceux-ci peuvent varier en fonction des pays. Vous ne voulez pas qu’un jour opérationnel important tombe un jour où tout le monde est en congé. » Vous y auriez pensé ?

5. Détermination de l’employabilité du personnel

Chez Movico, nous accordons une grande attention à l’employabilité durable des personnes et nous examinons de près ce qui est autorisé par la loi. Léon explique : « Nous respectons les règles concernant les temps de conduite, les temps de repos et les heures de travail. Notre personnel est ce qu’il y a de plus important. Sans lui, pas de roadshow ! Seul un bon équilibre entre travail et repos leur permet de donner le meilleur d’eux-mêmes pour le client. Movico inclut également cet élément dans la planification. Tout est alors réaliste et faisable et le roadshow peut se dérouler sans encombre.

6. Détermination des jours de changement du personnel

Au bout de trois semaines, nous changeons nos opérateurs. Nous le faisons dans un souci de qualité, car il est important que les opérateurs soient affûtés, explique Noud. « En plus de l’employabilité durable des personnes, nous examinons également quelle est la meilleure façon de voyager du point de vue de la planification. Lorsque des personnes doivent être changées, différentes options sont possibles en termes de transport. Nous recherchons un point logique dans le programme de la tournée. Leon d’enchérir : « C’est-à-dire un endroit facilement accessible par train international, ou où il y a un aéroport, par exemple. En voyageant le plus directement possible, nous réduisons les temps de trajet. Ce n’est pas seulement économique, c’est également important pour la durabilité. Si nous sommes aujourd’hui dans une petite ville d’Espagne et deux jours plus tard à Barcelone, nous choisirons la grande ville pour le changement !

7. En avant !

Leon raconte comment Movico met la touche finale à un roadshow fantastique : « Nous planifions toute une semaine de préparations avant la date de départ. La remorque Roadshow est alors entièrement transformée en showroom mobile et en zone de formation avec l’expérience de la marque du client. L’intérieur et la signalisation sont alors prêts et l’ensemble de l’installation est vérifié. Des tests approfondis des systèmes et des fonctionnalités sont essentiels pour bien préparer nos opérateurs d’événements. Pendant la semaine de préparation, nous planifions toujours une réunion de lancement avec le client, nous formons nos opérateurs et nous rédigeons des instructions de montage et de démontage spécifiques au client. Lorsque tout cela est fait, il ne nous reste plus qu’à faire un bon briefing pour les opérateurs. Et nous pouvons alors faire nos valises et partir ! » En suivant ces étapes avec le plus grand soin, nous veillons en tant qu’équipe à ce que nos clients et nos opérateurs démarrent le Roadshow en toute confiance !

Vous envisagez d’organiser un roadshow et vous souhaitez recevoir nos conseils ? Nous le ferons avec plaisir. Veuillez nous contacter pour une conversation informelle, sans engagement !

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Posez votre question à notre spécialiste des commercial projet, Wouter Specken. Wouter est heureux de vous aider avec tous vos défis logistiques.

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